n8n workflow

Automatisch EN 16931-konforme E-Rechnungen aus n8n generieren

Mit der fakturai API erstellt n8n technisch validierte ZUGFeRD / Factur-X Rechnungen aus Webhook-, CRM- oder Formular-Daten. Der Workflow ruft eine EU-gehostete REST API auf und erhält ein fertiges PDF/A-3 mit eingebettetem XML zurück.

Warum das für Automationen relevant ist

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht für B2B-Rechnungen folgt stufenweise ab 2027 beziehungsweise 2028, je nach Umsatz. Wer Rechnungsprozesse in n8n, Make, Zapier, CRM-Systemen oder eigenen Backends automatisiert, braucht deshalb mehr als ein normales PDF.

Eine brauchbare ZUGFeRD / Factur-X Rechnung enthält ein strukturiertes EN 16931 XML im PDF. fakturai erzeugt diese Hybrid-Rechnung und prüft die technische Struktur vor der Auslieferung.

Der n8n-Workflow

Die einfache Variante besteht aus drei Nodes:

Webhook -> HTTP Request -> Respond to Webhook

Die CRM-Variante fügt Mapping und Versand hinzu:

CRM/Webhook -> Code Node -> HTTP Request -> Email Send

API-Aufruf

Der HTTP Request Node ruft den live verfügbaren fakturai Endpoint auf:

POST https://fakturai.de/api/v1/invoices
X-API-Key: <FAKTURAI_API_KEY>
Content-Type: application/json
Accept: application/pdf

Das vollständige JSON Schema liegt unter /schemas/invoice-input/v1.json. Die API-Dokumentation ist unter /docs/api erreichbar.

Beispiel-Payload

{
  "invoice_date": "2026-06-01",
  "due_date": "2026-06-15",
  "currency": "EUR",
  "buyer": {
    "name": "Acme GmbH",
    "address": {
      "line_one": "Beispielweg 42",
      "postcode": "80331",
      "city": "München",
      "country": "DE"
    },
    "vat_id": "DE123456789",
    "contact_email": "buchhaltung@example.com"
  },
  "lines": [
    {
      "name": "Softwareentwicklung",
      "description": "Implementierungsarbeit",
      "quantity": "8",
      "unit": "HUR",
      "unit_price": "150.00",
      "vat_rate": "19.00"
    }
  ],
  "number_prefix": "RE-2026"
}

Template-Dateien

Die folgenden JSON-Dateien können direkt in n8n importiert werden. Der HTTP Request Node sendet einen Payload nach /schemas/invoice-input/v1.json an die öffentliche fakturai API.

Webhook zu E-Rechnung PDF
Importierbarer n8n-Workflow: Webhook empfängt FakturaiInvoiceInput JSON und gibt das PDF zurück.
CRM-Deal zu E-Rechnung, E-Mail und Ablage
Importierbarer n8n-Workflow: Deal-Daten mappen, PDF erzeugen, per E-Mail senden und speichern.

Datensparsamkeit

fakturai ist in der EU gehostet. Rechnungsdaten werden für die Generierung verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Der API-Key enthält das Seller-Profil, sodass Automationen nur Buyer-, Datums-, Währungs- und Positionsdaten senden müssen.

Was fakturai prüft (das KoSIT-Accept-Gate)

Jede erzeugte Rechnung wird vor der Rückgabe in 4 Schichten validiert: PDF/A-3-Struktur, XSD-Schema (EN 16931-Core), EN 16931 Schematron (ZUGFeRD/Factur-X strukturell), KoSIT-Validator (offizielle deutsche Annahmeregeln der Finanzverwaltung). Nur KoSIT „accept“ passiert. Harte Fehler (EN 16931) vs. advisory (BR-DE/PEPPOL-Profile). Für bestehende Dateien den kostenlosen Validator nutzen.

Was fakturai nicht ersetzt (und nicht verspricht)

fakturai erzwingt die technische Formatkonformität (EN 16931 + KoSIT). Es ersetzt nicht Ihren Steuerberater, die Buchhaltung oder ein Buchungssystem. Die sachliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung (Beträge, korrekte MwSt.-Sätze, Leistungsbeschreibung, Steuerbarkeit, Reverse-Charge etc.) bleibt zu 100 % beim Aussteller. Keine Rechtsgarantien, keine finanziellen Strafversprechen, keine „gerichtsfest“- oder GoBD-Vollständigkeits-Zusagen. (Siehe [GHOA-1671](/GHOA/issues/GHOA-1671).)

Nächste Schritte

Bestehende Rechnungen kannst du mit dem kostenlosen Validator prüfen. Für API-Keys und Automations-Setups kannst du direkt einen Zugang erstellen.

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