Zapier workflow

ZUGFeRD-Rechnungen mit Zapier und einer API erzeugen

Zapier ist oft der schnellste Weg, um Rechnungen aus Formularen, Tabellen, Deal-Stages oder Support-Prozessen anzustossen. Mit Webhooks by Zapier kann der Zap eine fakturai Rechnung anfordern und das validierte PDF im nächsten Schritt weiterleiten.

Zap-Aufbau

Trigger -> Formatter or Code -> Webhooks by Zapier -> Email, Drive, CRM

Der Formatter-Schritt normalisiert Datumswerte, Währung, Positionsnamen und Mengen. Danach sendet Webhooks by Zapier einen POST Request an die fakturai API.

Webhook Request

POST https://fakturai.de/api/v1/invoices
X-API-Key: <FAKTURAI_API_KEY>
Content-Type: application/json
Accept: application/pdf

Zapier sollte die Antwort als Datei behandeln, damit das PDF in Gmail, Google Drive, Dropbox oder im CRM gespeichert werden kann.

Gute Zapier-Faelle

Ein unterschriebener Deal erzeugt automatisch eine B2B-E-Rechnung.
Ein Formularauftrag erzeugt eine Rechnung und legt sie im Kundenordner ab.
Eine neue Tabellenzeile erzeugt eine prüfbare ZUGFeRD / Factur-X Rechnung.

Was fakturai prüft (das KoSIT-Accept-Gate)

Jede von fakturai erzeugte Rechnung durchläuft vor der Auslieferung vier Prüfschichten. Der entscheidende Schritt ist der offizielle KoSIT-Validator der deutschen Finanzverwaltung mit Ergebnis „ACCEPT“.

PDF/A-3b-Konformität
Strukturelle XSD-Schema-Prüfung (CII für EN 16931)
EN 16931 Schematron-Geschäftsregeln (Core; BR-DE-/PEPPOL-* als informational für B2B)
Offizieller KoSIT-Validator der deutschen Finanzverwaltung → Ergebnis „ACCEPT“

Nur wenn alle Prüfungen bestanden sind, erhalten Sie die Datei. Das ist unser zentrales Qualitäts- und Vertrauensmerkmal: die Rechnung ist formatseitig nachweislich durch die Referenz-Engine der Behörde akzeptiert.

Für bestehende Rechnungen: Nutzen Sie den freien Validator, um zu prüfen, ob Ihre PDFs oder XMLs die Anforderungen erfüllen.

Was fakturai nicht ersetzt (und nicht verspricht)

Die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung (Beträge, korrekte MwSt.-Sätze, Leistungsbeschreibung, Steuerpflicht, Reverse-Charge, Kleinunternehmerregelung etc.). Diese Verantwortung liegt vollständig beim Rechnungsaussteller.

Buchhaltungs-, Mahn- oder vollständige ERP-Funktionen. Steuerliche oder rechtliche Beratung. Die Einrichtung und Dokumentation eines GoBD-konformen Archivierungsverfahrens jenseits des Dateiformats (Verfahrensdokumentation, Index, Unveränderbarkeit etc.). Die korrekte Zuordnung und fristgerechte Meldung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Wir prüfen Format, Struktur, semantische EN 16931-Konformität und PDF/A-Archivierbarkeit gegen die offiziellen Referenz-Validatoren (KoSIT als autoritative Instanz). Die Korrektheit des Rechnungsinhalts, die Einhaltung aller umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, die steuerliche Behandlung und die GoBD-Archivierung im betrieblichen Kontext bleiben Ihre Aufgabe.

Keine harten Garantien oder finanziellen Versprechen – siehe GHOA-1671. „KoSIT-geprüft“ bedeutet: das Format wurde von der Referenz-Engine der Finanzverwaltung als ACCEPTABLE eingestuft. Es ist kein Freibrief für den Sachverhalt der Rechnung.

Nächster Schritt für Ihren Zapier-Workflow

Testen Sie jetzt kostenlos, ob Ihre aktuellen Rechnungen bereits konform sind:

E-Rechnung kostenlos validieren (ZUGFeRD / Factur-X / XRechnung)

Für die automatische, KoSIT-geprüfte Erzeugung von E-Rechnungen aus Zapier:

API-Key anfordern / Signup · API-Dokumentation

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