Pflicht & Fristen

E-Rechnung Pflicht 2025/2027: Was B2B-Unternehmen praktisch umsetzen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen kommt gestaffelt ab 2027. Wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Aktuelle Fristen (BMF-FAQ / aktuelle Quellen, cross-checked)

Empfang: Seit 1.1.2025 verpflichtend für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
Ausstellung (Übergangsfrist): Bis 31.12.2026 können Rechnungsaussteller in der Regel noch „sonstige Rechnungen“ (PDF, Papier etc.) ausstellen.
Ab 1.1.2027: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 €.
Ab 1.1.2028: Für Unternehmen mit geringerem Umsatz.

Factur-X (das französische Pendant zu ZUGFeRD) ist ebenfalls zulässig, wenn es die EN 16931 umsetzt.

Praktische Schritte für B2B-Unternehmen

Empfangsfähigkeit herstellen — Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Postfach, Buchhaltungssystem oder ERP strukturierte E-Rechnungen (XML oder hybrides PDF+XML) annehmen und elektronisch verarbeiten kann.
Bestehende Rechnungen prüfen — Laden Sie aktuelle Ausgangs- und Eingangsrechnungen in einen Validator. PDF-only-Dateien erfüllen in der Regel nicht mehr die Anforderungen.
Versand-Prozesse anpassen — Nutzen Sie Generatoren, die EN 16931-konforme Dateien erzeugen und diese vor der Auslieferung gegen den offiziellen KoSIT-Validator der Finanzverwaltung prüfen.
Archivierung GoBD-konform sicherstellen — E-Rechnungen sollten als PDF/A-3b mit eingebettetem XML archiviert werden (10 Jahre).
Automatisierung einplanen — Für wiederkehrende oder agenten-gestützte Rechnungsstellung lohnt sich eine direkte API- oder MCP-Anbindung (n8n, Make, Zapier, eigene Backends, Claude & Co.).

Was fakturai prüft (das KoSIT-Accept-Gate)

fakturai erzeugt ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen und validiert sie vor der Auslieferung in mehreren Schritten: XSD-Schema-Prüfung, Mustang + veraPDF (Schematron-Business-Rules inkl. deutscher Profile + PDF/A-3b), Offizieller KoSIT-Validator → „ACCEPT“. Nur wenn alle Prüfungen bestanden sind, erhalten Sie die Datei.

Was fakturai nicht ersetzt (und nicht verspricht)

Die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung liegt vollständig beim Rechnungsaussteller. Buchhaltungs-, Mahn- oder vollständige ERP-Funktionen, Steuerliche oder rechtliche Beratung, GoBD-Archivierung im betrieblichen Kontext (über das Dateiformat hinaus) bleiben Ihre Aufgabe. Keine harten Garantien oder finanziellen Versprechen – siehe GHOA-1671.

Nächster Schritt für Ihr Unternehmen

E-Rechnung kostenlos validieren (ZUGFeRD / Factur-X / XRechnung)

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