Empfangen & Compliance

E-Rechnung empfangen: Pflichten für B2B-Empfänger, Prüfung und GoBD-Archivierung ab 2025

Kurze Antwort: Seit 1.1.2025 müssen inländische B2B-Empfänger strukturierte EN 16931 E-Rechnungen (ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung) annehmen können. PDF allein reicht nicht. Die empfangene Rechnung muss technisch valide sein (KoSIT-Accept-Gate), der strukturierte Teil ist für Vorsteuerabzug und GoBD-Archivierung entscheidend — der Aussteller haftet für Inhalt, der Empfänger für korrekte Verarbeitung und Archivierung.

Warum der Empfang eigene Pflichten auslöst

Das BMF hat klargestellt: Die Empfangspflicht für inländische B2B-Rechnungen gilt ab 1.1.2025 unabhängig von der Umsatzgröße des Empfängers. Der Empfänger muss in der Lage sein, eine strukturierte E-Rechnung zu empfangen, zu prüfen und GoBD-konform zu archivieren. Eine „nur optisch geprüfte“ PDF-Rechnung gilt als sonstige Rechnung — mit allen steuerlichen Folgen (kein automatischer Vorsteuerabzug, Nachweispflichten).

Wichtige BMF-Grundsätze (Stand 2026-06):

Strukturierter Teil (XML/CII) ist für die steuerliche Relevanz (USt, Vorsteuer) führend.
Hybrid-Rechnungen (ZUGFeRD/Factur-X): der XML-Teil muss valide und vollständig sein.
GoBD: 8 Jahre Aufbewahrung im Originalformat, Unversehrtheit, maschinelle Auswertbarkeit. Der Empfänger muss das in seiner Verfahrensdokumentation regeln.
Prüfung vor Buchung/Abzug: Empfänger sollten eingehende Rechnungen auf formale Richtigkeit prüfen (nicht nur optisch).

Praktische Schritte für den Empfang einer E-Rechnung

Empfangen Sie die Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder reines XML (CII).
Validieren Sie zuerst kostenlos mit dem KoSIT-Accept-Gate (fakturai Validator). Nur „accept“ + keine hard failures gibt die technische Sicherheit.
Prüfen Sie die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil (Steuersätze, Beträge, Steuerschuldnerschaft etc.).
Archivieren Sie den originalen strukturierten Datensatz (XML-Teil) 8 Jahre GoBD-konform — unversehrt und maschinell auswertbar.
Dokumentieren Sie den Empfangs- und Prüfprozess in Ihrer Verfahrensdokumentation.
Bei Hybrid: der XML-Teil ist maßgeblich für Vorsteuer und Prüfung.

Was fakturai prüft (das KoSIT-Accept-Gate)

fakturai führt vor jeder Generierung und bei der Validierung eine 4-schichtige Prüfung durch und enforciert das offizielle deutsche KoSIT-Ergebnis „accept“:

PDF/A-3b-Archivierungsfähigkeit (WeasyPrint + Font-Embedding, keine Interpolate-Fallen).
CII-XSD-Strukturvaliderung (drafthorse / factur-x gegen EN 16931 XSD).
Mustang (EN 16931 Schematron + PDF/A via veraPDF) — BR-DE- und PEPPOL-Regeln als Hinweise, keine harten Blocker für B2B.
Offizieller KoSIT-Validator (Bundesfinanzministerium / KoSIT-Referenz) — das entscheidende Gate. Nur bei „accept“ wird die Rechnung freigegeben.

Das bedeutet: Die Rechnung ist format- und strukturkonform nach EN 16931, archivfähig und vom amtlichen Validator als „acceptable“ bestätigt. Wir prüfen Format und Struktur, nicht die inhaltliche Richtigkeit der Beträge oder der Leistungsbeschreibung (siehe unten).

Was fakturai nicht ersetzt (und nicht verspricht)

Die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung (korrekte USt-Beträge, richtiger Steuersatz, korrekte Leistungsbeschreibung, Steuerschuldnerschaft, Reverse-Charge-Kennzeichnung, korrekte Daten des Geschäftsvorfalls etc.) liegt allein beim Rechnungsaussteller.

GoBD-Archivierungspflichten, Verfahrensdokumentation, Aufbewahrungspflichten und die eigentliche Buchhaltungs- und Steuererklärungspflicht bleiben beim Unternehmen.

fakturai ersetzt keine Steuerberatung, keine Buchhaltungssoftware und gibt keine Garantie für den Vorsteuerabzug, die Anerkennung durch das Finanzamt oder die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Einzelfall. Wir liefern eine format- und strukturkonforme E-Rechnung, die die technischen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG erfüllt (GHOA-1671).

Ob die Rechnung im Einzelfall zum Vorsteuerabzug berechtigt, hängt von der inhaltlichen Richtigkeit, der ordnungsgemäßen Verarbeitung beim Empfänger und weiteren steuerlichen Umständen ab.

Empfehlung: Nutzen Sie den kostenlosen Validator für eingehende und selbst erzeugte Rechnungen. Die KoSIT-Bestätigung gibt Ihnen die technische Sicherheit — die steuerliche und buchhalterische Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Praktische Checkliste: Empfangene E-Rechnung GoBD- & vorsteuer-sicher handhaben

Strukturierter Datensatz (XML/CII) vorhanden und nicht nur PDF-Look.
PDF/A-3b-konform (archivierungsfähig).
Keine harten EN 16931-Verstöße (Mustang core rules).
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil vorhanden und korrekt kodiert.
KoSIT-Validator liefert „accept“ (nicht nur „warnings“).
Bei Hybrid: der XML-Teil ist führend und valide.
Empfänger: Rechnung vor Buchung/Abzug mit Validator prüfen (nicht nur optisch prüfen).
Original-XML 8 Jahre GoBD-konform archivieren + in Verfahrensdokumentation festhalten.

Nächster Schritt

Prüfen Sie zuerst kostenlos, ob eine empfangene (oder selbst erzeugte) Rechnung das offizielle KoSIT-Gate besteht:

ZUGFeRD / Factur-X / XRechnung validieren (kostenlos)

Dann: Erzeugen Sie selbst garantiert konforme Ausgangsrechnungen per API oder MCP (für Agenten/Automationen):

Interne Querverweise (Empfang, Pflicht, Compliance, Formate)

Grounded in BMF FAQ / Empfangspflicht-Regelungen (2025+), GoBD (8y, Unversehrtheit, strukturierte Originale), engine source (validate.py Report.passed), prior cross-checks (2026-06-11) and GHOA-1671. No new claims. Validator CTA first + full KoSIT/GHOA-1671 per seo-content-map template and role.

Englische Fassung (für Agenten, internationale Entwickler und hreflang): Siehe englische Companion-Seite unter Receiving German e-invoices: obligations, validation and GoBD archiving for B2B recipients.