Formatwahl
ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und EN 16931: welches Format passt?
Für die meisten deutschen B2B-Unternehmen ist ZUGFeRD 2.0.1+ (Profil EN 16931 / Comfort oder Extended) die praktikabelste Wahl: ein hybrides Format (menschenlesbares PDF/A-3b + eingebettetes XML), das die europäische Norm EN 16931 erfüllt und von fakturai erzeugt und vor Auslieferung gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft wird. XRechnung ist vor allem für den öffentlichen Sektor (B2G) relevant und oft vorgeschrieben.
Die europäische Norm EN 16931 – der verbindliche Standard
Die EU hat mit EN 16931 eine semantische Datenmodell-Norm für elektronische Rechnungen geschaffen. Sie definiert, welche Geschäftsdaten in strukturierter Form vorliegen müssen – unabhängig vom konkreten Syntax-Format (CII oder UBL). Wichtig für Deutschland: Seit 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Umsätze die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Strukturierte Formate nach EN 16931 sind erforderlich.
Die gängigen deutschen Formate im direkten Vergleich
ZUGFeRD / Factur-X: Hybrid: PDF/A-3b (lesbar) + eingebettetes XML (CII). Ja EN 16931-konform (ab 2.0.1 passendes Profil). Für B2B geeignet. Für B2G mit Referenz möglich. Mensch + Maschine sehr gut. PDF/A-3b ideal für Archivierung. fakturai: Voll (Erzeugung + KoSIT-Validierung).
XRechnung: Reines XML (meist UBL oder CII). Ja EN 16931-konform. B2B geeignet (aber meist B2G optimiert). Primär / oft Pflicht bei Bund/Ländern/Kommunen. Nur Maschine (Viewer oder Konverter nötig). XML + separate Archivierung. fakturai: Awareness + Validierung; Fokus auf Hybrid.
Welches ZUGFeRD-Profil zählt wirklich?
ZUGFeRD definiert Profile (MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, COMFORT, EXTENDED, EN 16931). Für die E-Rechnungspflicht (Empfang + künftige Ausstellung) reichen nur: COMFORT, EN 16931, EXTENDED. MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht – sie sind zu reduziert und werden von Behörden/ERP-Systemen oft abgelehnt. fakturai erzeugt standardmäßig EN 16931-konforme Profile.
Praktische Entscheidungshilfe für B2B-Unternehmen
Die meisten B2B-Fälle (Lieferanten, Kunden, Agenturen, Freelancer): Wählen Sie ZUGFeRD/Factur-X im EN 16931-Profil. Sie erhalten ein vollständiges, archivierbares PDF, das gleichzeitig maschinenlesbar ist. Perfekt für Automatisierung mit n8n, Make, Zapier, eigenen Backends oder KI-Agenten (MCP).
Öffentlicher Auftraggeber / B2G: Prüfen Sie die Ausschreibung – oft ist XRechnung (oder ZUGFeRD mit XRechnung-Referenz) vorgeschrieben. Viele Systeme akzeptieren beides.
Tipp: Testen Sie immer mit einem Validator, bevor Sie produktiv versenden.
Was fakturai prüft (das KoSIT-Accept-Gate)
fakturai erzeugt ZUGFeRD/Factur-X-Rechnungen und validiert sie vor der Auslieferung in mehreren Schritten: XSD-Schema-Prüfung, Mustang + veraPDF, Offizieller KoSIT-Validator → „ACCEPT“. Nur wenn alle bestanden, erhalten Sie die Datei.
Was fakturai nicht ersetzt (und nicht verspricht)
Die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung liegt vollständig beim Rechnungsaussteller. Keine Buchhaltungs- oder ERP-Funktionen, keine Steuerberatung. Keine harten Garantien oder finanziellen Versprechen – siehe GHOA-1671.
Nächster Schritt
E-Rechnung kostenlos validieren · API-Key anfordern · API-Doku
Weitere: Pflicht 2025/2027 · Technisch prüfen · PDF ist keine E-Rechnung