E-Rechnung GoBD-konform: GoBD-konforme Archivierung, Erstellung und Prüfung für Deutschland

GoBD und die E-Rechnungspflicht – der aktuelle Stand (2026)

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gelten für alle elektronischen Rechnungen. Seit dem 1.1.2025 ist für inländische B2B-Umsätze regelmäßig eine E-Rechnung (strukturierter Datensatz nach EN 16931) verpflichtend.

Wichtige GoBD-relevante Regeln aus BMF-Quellen (Stand 2026):

• Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre für ein- und ausgehende Rechnungen (§ 14b UStG i. V. m. BEG IV; früher 10 Jahre).
• Ursprungsformat & Unversehrtheit: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung (XML-Datensatz) muss so aufbewahrt werden, dass er in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an Unveränderbarkeit erfüllt sind. Eine Speicherung außerhalb eines vollständig GoBD-konformen Systems ist zulässig, solange Unversehrtheit und Integrität technisch sichergestellt sind.
• Hybride Formate (ZUGFeRD/Factur-X): In der Regel reicht der strukturierte XML-Teil für die GoBD-Archivierung aus, wenn er alle steuerlich relevanten Informationen vollständig und unverändert enthält. Der visuelle PDF-Teil muss nur zusätzlich archiviert werden, wenn er weitere buchungsrelevante Informationen (z. B. Vermerke, handschriftliche Ergänzungen, Signaturen) trägt.
• XRechnung: Reine XML-Struktur – ideal für maschinelle Archivierung und GoBD.
• Verfahrensdokumentation: Betriebsprüfungen prüfen zunehmend Prozesse und Systeme. Eine nachvollziehbare Dokumentation, wie E-Rechnungen empfangen, geprüft, verbucht und archiviert werden, ist essenziell.
• PDF ist keine E-Rechnung: Ein PDF (auch mit eingebettetem XML) zählt steuerlich als „sonstige Rechnung“. Für den Empfang ab 1.1.2025 bei inländischen B2B-Umsätzen reicht es nicht aus. Für die Archivierung zählt weiterhin der strukturierte Ursprungsdatensatz.

Quellen: BMF FAQ zur E-Rechnung, GoBD-Schreiben (u. a. 2025-Änderungen), § 14b UStG, BEG IV.

GoBD-Anforderungen an E-Rechnungen im Überblick

Was fakturai prüft (das KoSIT-Accept-Gate)

fakturai validiert hochgeladene oder generierte Rechnungen technisch vor der Weitergabe/Archivierungsvorbereitung:

1. PDF/A-Konformität (für visuelle Bestandteile bei Hybriden).
2. XSD-Schema-Validierung (strukturelle Korrektheit des XML).
3. Mustang-Validierung (EN 16931 + BR-DE/PEPPOL-Regeln).
4. KoSIT ACCEPT-Gate (offizieller deutscher KoSIT-Validator): Nur Rechnungen, die dieses Gate mit „accept“ passieren, gelten als formatseitig prüfbar und damit als solide Grundlage für GoBD-konforme Archivierung des strukturierten Teils.

Das Gate prüft harte EN 16931-Kernregeln (Fehler = hard failure) und beratende deutsche/PEPPOL-Regeln. Es ersetzt keine inhaltliche oder steuerliche Prüfung.

Was fakturai nicht ersetzt (und nicht verspricht)

Wichtig – GHOA-1671 (HARD RULE – keine Garantien):

fakturai prüft ausschließlich das technische Format der E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X/EN 16931-Konformität via KoSIT ACCEPT).

fakturai ersetzt nicht:

• Die inhaltliche Richtigkeit der Rechnungsdaten (Beträge, Steuersätze, Leistungsbeschreibungen, USt-ID etc.).
• Die steuerliche Bewertung oder Beratung (Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug, Kleinunternehmerregelung etc.).
• Die GoBD-konforme Archivierung im eigenen System (8 Jahre, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation, Datenzugriff für Prüfer).
• Die Einrichtung und Pflege eines GoBD-konformen Buchhaltungs- oder DMS-Systems.
• Die Verantwortung des Rechnungsausstellers/Empfängers für die Einhaltung aller handels- und steuerrechtlichen Pflichten.

Sie bleiben allein verantwortlich für die korrekte Anwendung der GoBD in Ihren Prozessen und Systemen. fakturai gibt keine rechtliche, steuerliche oder GoBD-Garantie und übernimmt keine Haftung für Betriebsprüfungen oder Bußgelder.

Praktische Checkliste: GoBD-Check für Ihre E-Rechnungen

• ☐ Rechnung liegt als strukturierte E-Rechnung vor (ZUGFeRD/Factur-X Comfort/Extended oder XRechnung; keine MIN/BASIC-WL-Profile für Pflichtfälle).
• ☐ Strukturierter XML-Teil wurde mit KoSIT ACCEPT validiert (fakturai Validator oder API).
• ☐ Der Datensatz wird im Originalformat (XML) archiviert – unverändert, vollständig, lesbar.
• ☐ Bei Hybriden: PDF-Teil nur bei zusätzlichen buchungsrelevanten Inhalten separat archivieren.
• ☐ Archivierungssystem erfüllt Unversehrtheits- und Unveränderbarkeitsanforderungen (auch außerhalb klassischer GoBD-Systeme möglich, wenn Integrität gesichert).
• ☐ Verfahrensdokumentation existiert und beschreibt Empfang, Validierung, Buchung und Archivierung nachvollziehbar.
• ☐ Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren wird technisch und organisatorisch eingehalten.
• ☐ Bei Ausland oder Sonderfällen: zusätzliche nationale Anforderungen prüfen.

Nächste Schritte mit fakturai

1. Kostenlos validieren – laden Sie eine bestehende Rechnung hoch unter fakturai.de/validator (oder /en/validator). Prüfen Sie sofort, ob sie das KoSIT-Gate besteht.
2. API oder MCP nutzen – generieren Sie GoBD-taugliche strukturierte E-Rechnungen programmatisch (ZUGFeRD/Factur-X bevorzugt). Siehe API-Dokumentation und MCP-Server für Agenten.
3. Weitere Erklärer lesen:
   • E-Rechnung Pflicht 2025/2027
   • ZUGFeRD vs. XRechnung / EN 16931
   • E-Rechnung technisch prüfen (KoSIT)
   • Warum PDF keine E-Rechnung ist
   • E-Rechnung erstellen mit API & MCP

Für Entwickler & Agenten: Der fakturai MCP-Server und die REST-API liefern validierte, EN 16931-konforme strukturierte Rechnungen – eine solide Basis für Ihre GoBD-Archivierungsprozesse.