Müssen Handwerker ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Nicht sofort. Seit dem 1.1.2025 müssen inländische B2B-Empfänger (also auch Ihre B2B-Kunden) strukturierte E-Rechnungen annehmen können. Als Aussteller haben Handwerker im B2B noch Übergangsfristen: bis Ende 2026 dürfen Sie weiterhin Papier oder (mit Zustimmung) PDF ausstellen; für Betriebe mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt die Erleichterung bis Ende 2027. Ab dem 1.1.2028 gilt die volle Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Aussteller. Im B2C (Privatpersonen als Auftraggeber) gilt die Pflicht nicht.

Was ist für Handwerker der einfachste Weg zur E-Rechnung?

Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD/Factur-X der praktischste Einstieg: Die Datei sieht aus wie ein normales PDF — der Kunde sieht die übliche Rechnungsansicht — und trägt gleichzeitig den EN-16931-Datensatz als eingebettetes XML mit. Die Datei kann per E-Mail als Anhang versendet werden, ohne zusätzliche Portale oder Netzwerke. fakturai erzeugt ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien aus einem einfachen JSON-Payload per API.

Was ist der Unterschied zwischen einer Handwerkerrechnung an Privat und an Geschäftskunden?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B (inländische Geschäftskunden) — nicht für B2C (Privatkunden). Stellen Sie eine Rechnung an eine Privatperson aus, bleibt Papier oder PDF weiterhin zulässig. Rechnungen an inländische Geschäftskunden unterliegen den B2B-Übergangsfristen und der Pflicht ab 2028.

Braucht ein Handwerksbetrieb besondere Technik oder Software für E-Rechnungen?

Kein eigenes XML-Know-how nötig. fakturai nimmt die Rechnungsdaten (Kunde, Leistungen, Preise, MwSt.) als einfaches JSON entgegen und gibt eine fertige, technisch geprüfte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei zurück. Kein lokales Tooling, keine manuelle XML-Befüllung. Die Datei wird per API abgerufen und kann dann per E-Mail versendet oder im Buchhaltungssystem archiviert werden.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer im Handwerk?

Ja, auch Kleinunternehmer und Betriebe mit Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) sind von der E-Rechnungspflicht im B2B betroffen — sie müssen empfangen können (seit 2025) und werden ausstellen müssen (ab 2028, bzw. bis 2027 mit Übergangsfrist, wenn der Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € war). Die Kleinunternehmerregelung hat keinen Einfluss auf die Pflicht zur strukturierten Rechnung, nur auf die Umsatzsteuerfreiheit.

Handwerk & Gewerk

E-Rechnung für Handwerker: Pflicht, Formate und einfache Umsetzung

Kurz gesagt: Handwerksbetriebe müssen seit dem 1.1.2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen (Papier/PDF bis Ende 2026 bzw. 2027 je nach Umsatz) — die volle Ausstellungspflicht im B2B gilt ab dem 1.1.2028. Für Privatkunden bleibt alles wie bisher: keine E-Rechnungspflicht im B2C.

Was gilt wann für Handwerksbetriebe

Zeitraum	Empfangen	Ausstellen (B2B)	Ausstellen (B2C)
seit 1.1.2025	Pflicht: strukturierte E-Rechnung annehmen	Papier/PDF noch erlaubt (mit Zustimmung)	Keine Pflicht
bis 31.12.2026	Pflicht besteht fort	Papier/PDF (mit Zustimmung) weiter erlaubt	Keine Pflicht
2027	Pflicht besteht fort	Papier/PDF (mit Zustimmung) bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €	Keine Pflicht
ab 1.1.2028	Pflicht besteht fort	Strukturierte E-Rechnung für alle B2B-Aussteller	Keine Pflicht

B2B vs. B2C: Wer ist Ihr Auftraggeber?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze: Wenn der Auftraggeber ein Unternehmen (GmbH, GbR, Einzelkaufmann, Freiberufler etc.) ist. Für Privatpersonen als Kunden (Hauseigentümer, Privatpersonen) bleibt Papier oder PDF weiterhin zulässig — hier ändert sich nichts.

Viele Handwerksbetriebe haben gemischte Auftraggeberlisten: Privatkunden und Geschäftskunden. Die Pflicht greift pro Rechnung je nach Auftraggeber-Typ.

Das praktische Format für Handwerker: ZUGFeRD/Factur-X

Für Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD/Factur-X der pragmatischste Einstieg:

Sieht aus wie ein normales PDF. Der Auftraggeber öffnet eine gewöhnliche PDF-Rechnung — genau wie bisher. Kein neues Viewer-Programm nötig.
Enthält den EN-16931-Datensatz unsichtbar. Buchhalter und ERP-Systeme des Auftraggebers lesen den eingebetteten XML-Datensatz automatisch aus.
Versand per E-Mail. Keine Portale, kein Peppol-Netzwerk nötig — die PDF-Datei wird wie bisher als E-Mail-Anhang zugestellt.

XRechnung (reines XML ohne PDF-Ansicht) ist im B2G (öffentliche Auftraggeber) verbreitet, für B2B-Handwerker aber weniger verbreitet.

Was ein Handwerksbetrieb für die Umsetzung braucht

Rechnungsdaten strukturiert bereitstellen: Kundendaten, Leistungsbeschreibungen, Mengen, Einheiten, Preise, Mehrwertsteuersatz. Das ist dieselbe Information wie auf der bisherigen Papierrechnung — nur als JSON-Payload statt als Word-Vorlage.
E-Rechnung erzeugen: fakturai nimmt den JSON-Payload entgegen und gibt eine fertige, technisch geprüfte ZUGFeRD-/Factur-X-Datei zurück. Kein XML-Know-how, keine lokale Software.
Vor dem Versand prüfen: Vorhandene Dateien (auch aus anderen Systemen) können Sie kostenlos im Validator gegen EN 16931 prüfen.
Archivieren: Die Originaldatei GoBD-konform (8 Jahre) aufbewahren.

E-Rechnung kostenlos prüfen

Kleinunternehmerregelung und E-Rechnungspflicht

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) betrifft die Umsatzsteuerfreiheit — sie hat keinen Einfluss auf die E-Rechnungspflicht. Auch Kleinunternehmer im Handwerk müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können (seit 2025) und werden sie im B2B ausstellen müssen (ab 2028). Der einzige Unterschied: In der Rechnung steht kein Umsatzsteuerbetrag — das EN-16931-Feld für die Steuerbefreiung (Kategoriecode E oder Z) muss korrekt befüllt sein.

Was fakturai nicht ersetzt

fakturai erzeugt und prüft die technische Format- und Strukturkonformität nach EN 16931 mit einem KoSIT-orientierten Akzept-Gate. Die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung (korrekte Leistungsbeschreibung, Steuersatz, Kleinunternehmerhinweis etc.), die GoBD-konforme Archivierung und die Buchführung bleiben in Ihrer Verantwortung. fakturai ist keine Steuerberatung und gibt keine Rechts-, Steuer- oder Zustellungsgarantien.

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