Kurz gesagt: Die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen gilt im inländischen B2B bereits seit dem 1.1.2025. Für das Ausstellen gibt es gestaffelte Übergangsfristen: Papier und (mit Zustimmung) andere Formate wie PDF bleiben übergangsweise zulässig — bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für kleinere Unternehmen. Ab dem 1.1.2028 müssen grundsätzlich alle inländischen B2B-Aussteller strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 ausstellen.
| Zeitraum | Was gilt für das Ausstellen | Empfangen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Strukturierte E-Rechnung erlaubt (ohne Zustimmung des Empfängers). Papier & andere Formate (mit Zustimmung) weiter möglich. | Pflicht: strukturierte E-Rechnungen annehmen können |
| bis 31.12.2026 | Für Umsätze bis Ende 2026: Papier oder anderes elektronisches Format (z. B. PDF, mit Zustimmung) weiterhin zulässig | Pflicht besteht fort |
| 2027 | Kleinere Aussteller (Vorjahresumsatz 2026 ≤ 800.000 €): Papier/anderes Format (mit Zustimmung) weiter möglich. Größere: strukturierte E-Rechnung; EDI unter Bedingungen | Pflicht besteht fort |
| ab 1.1.2028 | Strukturierte E-Rechnung (EN 16931) für alle inländischen B2B-Aussteller; konforme/extrahierbare EDI-Verfahren zulässig | Pflicht besteht fort |
Die Übergangsfristen betreffen nur das Ausstellen von Rechnungen. Beim Empfangen gibt es keine Schonfrist: Schon seit dem 1.1.2025 müssen inländische B2B-Empfänger strukturierte E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Wer noch auf reine PDFs setzt, sollte daher zuerst die Empfangsseite klären — unabhängig davon, wie lange er selbst noch übergangsweise anders ausstellen darf. Details zur Empfangsseite im Beitrag E-Rechnung empfangen: Pflichten, Prüfung und GoBD-Archivierung.
Für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze gibt es eine zusätzliche Erleichterung für kleinere Unternehmen: Lag der Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) nicht über 800.000 Euro, dürfen weiterhin Papier- oder andere elektronische Formate (mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden. Unternehmen oberhalb dieser Grenze müssen 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen; etablierte EDI-Verfahren bleiben unter Bedingungen zulässig, sofern sich die erforderlichen Angaben EN-16931-konform extrahieren lassen.
Die Fristen verschieben den Stichtag, nicht die Aufgabe. Wer früh EN-16931-konforme Dateien erzeugen und prüfen kann, vermeidet Stress kurz vor 2028 — und kann strukturierte E-Rechnungen schon heute an Empfänger schicken, die sie verlangen. fakturai erzeugt aus Ihren Daten eine ZUGFeRD-/Factur-X- oder XRechnung-Datei und prüft sie vor der Auslieferung gegen ein KoSIT-orientiertes Akzept-Gate. Eine vorhandene Datei prüfen Sie kostenlos und ohne Konto im Validator gegen EN 16931.
Diese Seite ordnet die gesetzlichen Übergangsfristen zur Orientierung ein und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Einzelfälle, Sonderregelungen und die konkrete Anwendung auf Ihr Unternehmen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. fakturai prüft und erzeugt die technische Format- und Strukturkonformität nach EN 16931 mit einem KoSIT-orientierten Akzept-Gate; es gibt keine Rechts-, Steuer- oder Zustellungsgarantien.
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