Kurz gesagt: Die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen gilt im inländischen B2B bereits seit dem 1.1.2025. Für das Ausstellen gibt es gestaffelte Übergangsfristen: Papier und (mit Zustimmung) andere Formate wie PDF bleiben übergangsweise zulässig — bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für kleinere Unternehmen. Ab dem 1.1.2028 müssen grundsätzlich alle inländischen B2B-Aussteller strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 ausstellen.
| Zeitraum | Was gilt für das Ausstellen | Empfangen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Strukturierte E-Rechnung erlaubt (ohne Zustimmung des Empfängers). Papier & andere Formate (mit Zustimmung) weiter möglich. | Pflicht: strukturierte E-Rechnungen annehmen können |
| bis 31.12.2026 | Für Umsätze bis Ende 2026, wenn auch die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt wird: Papier oder anderes elektronisches Format (z. B. PDF, mit Zustimmung) weiterhin zulässig | Pflicht besteht fort |
| 2027 | Kleinere Aussteller (Vorjahresumsatz 2026 ≤ 800.000 €): für 2027 ausgeführte Umsätze Papier/anderes Format (mit Zustimmung) weiter möglich. Größere: strukturierte E-Rechnung; EDI unter Bedingungen | Pflicht besteht fort |
| ab 1.1.2028 | Strukturierte E-Rechnung (EN 16931) für alle inländischen B2B-Aussteller; konforme/extrahierbare EDI-Verfahren zulässig | Pflicht besteht fort |
Die Übergangsfristen betreffen nur das Ausstellen von Rechnungen. Beim Empfangen gibt es keine Schonfrist: Schon seit dem 1.1.2025 müssen inländische B2B-Empfänger strukturierte E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Wer noch auf reine PDFs setzt, sollte daher zuerst die Empfangsseite klären — unabhängig davon, wie lange er selbst noch übergangsweise anders ausstellen darf. Details zur Empfangsseite im Beitrag E-Rechnung empfangen: Pflichten, Prüfung und GoBD-Archivierung.
Für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze gibt es eine zusätzliche Erleichterung für kleinere Unternehmen: Lag der Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) nicht über 800.000 Euro, dürfen weiterhin Papier- oder andere elektronische Formate (mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden. Unternehmen oberhalb dieser Grenze müssen 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen; etablierte EDI-Verfahren bleiben unter Bedingungen zulässig, sofern sich die erforderlichen Angaben EN-16931-konform extrahieren lassen.
Was gilt, wenn eine Leistung aus 2026 erst im Januar 2027 abgerechnet wird, erklärt der Beitrag Rechnung im Januar 2027 für eine Leistung aus 2026.
Die Fristen verschieben den Stichtag, nicht die Aufgabe. Wer früh EN-16931-konforme Dateien erzeugen und prüfen kann, vermeidet Stress kurz vor 2028 — und kann strukturierte E-Rechnungen schon heute an Empfänger schicken, die sie verlangen. fakturai erzeugt aus Ihren Daten eine ZUGFeRD-/Factur-X-Datei (B2B) und prüft sie vor der Auslieferung gegen ein KoSIT-orientiertes Akzept-Gate. Eine vorhandene Datei prüfen Sie kostenlos und ohne Konto im Validator gegen EN 16931.
Diese Seite ordnet die gesetzlichen Übergangsfristen zur Orientierung ein und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Einzelfälle, Sonderregelungen und die konkrete Anwendung auf Ihr Unternehmen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. fakturai prüft und erzeugt die technische Format- und Strukturkonformität nach EN 16931 mit einem KoSIT-orientierten Akzept-Gate; es gibt keine Rechts-, Steuer- oder Zustellungsgarantien.
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English companion: German e-invoice transition periods 2025–2028: what applies when.