Darf ich eine E-Rechnung per E-Mail versenden?

Ja — im inländischen B2B ist der Übertragungsweg nicht gesetzlich vorgeschrieben. Eine ZUGFeRD-/Factur-X-Datei (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) oder eine XRechnung-XML-Datei dürfen als E-Mail-Anhang versendet werden. Entscheidend ist das Format der Datei, nicht der Kanal: Die Datei muss EN-16931-konform sein (strukturierter Datensatz), und der Empfänger muss sie annehmen können.

Reicht es, eine PDF-Rechnung per E-Mail zu schicken?

Nein, wenn das PDF keinen eingebetteten EN-16931-Datensatz enthält. Ein reines Bild-PDF gilt als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Es fehlt der maschinenlesbare Teil. Eine ZUGFeRD-/Factur-X-Datei hingegen ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML — optisch wie ein normales PDF, technisch eine vollwertige E-Rechnung.

Wie versioniere und archiviere ich E-Rechnungen, die ich per E-Mail verschickt habe?

Die GoBD verlangt, dass die originale Datei (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF/A-3 mit eingebettetem XML) unveränderter Originalzustand archiviert wird — inklusive Eingangs- und Ausgangsbelegen. Den E-Mail-Anhang mit Datum und Zustellnachweis aufbewahren reicht für die GoBD-konforme Aufbewahrung der Datei, ersetzt aber keine ordnungsgemäße Archivierungslösung.

Muss der Empfänger einer E-Mail-E-Rechnung zustimmen?

Im deutschen B2B gilt: Strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD/Factur-X, XRechnung) können ohne gesonderte Zustimmung des Empfängers ausgestellt und versendet werden — der Empfänger ist seit dem 1.1.2025 ohnehin zur Annahme verpflichtet. Andere elektronische Formate (z. B. reines PDF, EDI) benötigen weiterhin die Zustimmung, solange die Übergangsfristen gelten.

Wie prüft der Empfänger eine per E-Mail erhaltene E-Rechnung?

Der Empfänger lädt die Datei (XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF) in seinen Validator oder sein Buchhaltungssystem. Mit dem kostenlosen fakturai Validator lässt sich die Datei ohne Konto auf EN-16931-Konformität prüfen — hilfreich, wenn der Empfänger eine technische Vorab-Prüfung durchführen möchte, bevor er die Datei in DATEV oder ein ERP importiert.

E-Rechnung per E-Mail

E-Rechnung per E-Mail versenden: was erlaubt ist und worauf es ankommt

Kurz gesagt: Eine strukturierte E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X als PDF/A-3 oder XRechnung als XML) darf per E-Mail als Anhang versendet werden — der Übertragungsweg ist im deutschen B2B nicht gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist das Format der Datei: Sie muss einen EN-16931-konformen Datensatz enthalten. Ein reines Bild-PDF reicht nicht.

Was eine E-Rechnung per E-Mail ausmacht

Der Unterschied zwischen einer gewöhnlichen PDF-Rechnung per E-Mail und einer E-Rechnung per E-Mail liegt in der Datei, nicht im Versandweg:

Datei-Typ	Ist E-Rechnung?	Lesbar für Menschen?	Maschinenlesbar?
Reines Bild-PDF	Nein	Ja	Nein (ohne OCR)
ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 + XML)	Ja	Ja	Ja (eingebettetes CII-XML)
XRechnung (.xml)	Ja	Nur via Viewer/Validator	Ja (UBL oder CII)

ZUGFeRD/Factur-X ist für den E-Mail-Versand besonders praktisch: Der Empfänger sieht eine lesbare PDF-Rechnung — und trägt gleichzeitig den maschinenlesbaren EN-16931-Datensatz mit, den sein Buchhaltungssystem direkt einlesen kann.

Schritt für Schritt: E-Rechnung per E-Mail versenden

Datei erzeugen. Erstellen Sie eine EN-16931-konforme ZUGFeRD-/Factur-X- oder XRechnung-Datei — nicht ein simples PDF. fakturai erzeugt die Datei aus Ihrem JSON-Payload und prüft sie vor der Rückgabe gegen ein KoSIT-orientiertes Akzept-Gate.
Vor dem Versand prüfen. Laden Sie die Datei in den kostenlosen Validator und bestätigen Sie EN-16931-Konformität, bevor Sie sie abschicken. Ein fehlerhafter Datensatz wird vom Empfänger zurückgewiesen oder manuell nacherfasst.
Als Anhang versenden. Die ZUGFeRD-/Factur-X-PDF oder die XRechnung-XML-Datei als Anhang anhängen. Im B2B ist keine gesonderte Zustimmung des Empfängers nötig — er ist seit 2025 zur Annahme strukturierter E-Rechnungen verpflichtet.
Original-Datei archivieren. GoBD-konforme Aufbewahrung: die Originaldatei unveränderter Zustand archivieren — nicht nur einen Ausdruck oder ein Screenshot.

Was darf der Empfänger verlangen?

Seit dem 1.1.2025 müssen inländische B2B-Empfänger strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 annehmen. Sie dürfen — aber müssen nicht — auch PDF-Rechnungen akzeptieren (solange die Übergangsfristen gelten und sie zustimmen). Der Empfänger kann also ab sofort auf der EN-16931-konformen Datei bestehen. Ein reines Bild-PDF können Empfänger ablehnen und auf die strukturierte Variante bestehen.

Empfänger-seitig: E-Rechnung aus dem E-Mail-Eingang prüfen

Als Empfänger einer E-Mail-E-Rechnung: Datei herunterladen und vor dem Import in DATEV oder ein ERP-System technisch prüfen. Der kostenlose Validator von fakturai prüft XRechnung-XML und ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien ohne Konto gegen EN 16931 — so sehen Sie sofort, ob die Datei valid ist, bevor Sie sie verbuchen.

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Was fakturai nicht ersetzt

fakturai erzeugt und prüft die technische Format- und Strukturkonformität nach EN 16931 mit einem KoSIT-orientierten Akzept-Gate. Die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung, die GoBD-konforme Archivierung, die Wahl des Übertragungswegs und die buchhalterische Behandlung bleiben in Ihrer Verantwortung. fakturai gibt keine Rechts-, Steuer- oder Zustellungsgarantien.

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