Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei (ein deutsches CIUS-Profil von EN 16931) ohne sichtbare PDF-Ansicht. ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: ein PDF/A-3 mit demselben strukturierten Datensatz als eingebettetem XML. Beide erfüllen die EN 16931 — der Unterschied liegt in der Verpackung und in der menschenlesbaren Ansicht, die ZUGFeRD mitliefert.

Brauche ich XRechnung oder ZUGFeRD?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ist XRechnung der gesetzte Standard (häufig vorgeschrieben, mit Leitweg-ID). Im B2B sind beide Formate zulässig, solange ein EN-16931-konformes Profil genutzt wird. ZUGFeRD ist praktisch, wenn der Empfänger zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht erwartet; reine XRechnung genügt bei reiner System-zu-System-Verarbeitung.

Ist ZUGFeRD auch für die B2B-Pflicht ab 2025 gültig?

Ja, sofern ein konformes Profil verwendet wird. Erst ab dem Profil COMFORT / EN 16931 (und EXTENDED) trägt ZUGFeRD die vollständigen EN-16931-Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Pflicht nicht, weil sie nicht alle Pflichtfelder enthalten.

Kann der Empfänger eine XRechnung lesen?

Eine XRechnung ist primär für Maschinen gedacht; geöffnet im Editor sieht man nur XML. Über eine Visualisierung (z. B. die KoSIT-XSLT) oder ein Prüfwerkzeug lässt sie sich lesbar darstellen. Wer dem Empfänger ohne Zusatzwerkzeug eine Ansicht geben will, ist mit ZUGFeRD (PDF + XML) oft besser bedient.

Welches Format soll ich wählen, wenn ich unsicher bin?

Faustregel: B2G → XRechnung (oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG). B2B mit Wunsch nach lesbarer PDF → ZUGFeRD/Factur-X (COMFORT oder höher). Reine System-Integration → beides möglich, wählen Sie nach Empfängervorgabe. Entscheidend ist in jedem Fall, dass die Datei technisch EN 16931 erfüllt — das prüfen Sie kostenlos im Validator.

Formatwahl & Entscheidung

XRechnung oder ZUGFeRD: Unterschied & welche brauche ich?

Kurze Antwort: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD/Factur-X ist ein PDF mit eingebettetem XML — beide tragen dieselben EN-16931-Daten. Für öffentliche Auftraggeber (B2G) ist XRechnung der gesetzte Standard. Im B2B sind beide zulässig; ZUGFeRD ist praktisch, wenn der Empfänger zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht will.

Der eigentliche Unterschied: Verpackung, nicht Inhalt

Viele suchen den „großen" Unterschied im Inhalt — den gibt es kaum. Beide Formate sind Ausprägungen derselben europäischen Norm EN 16931 und tragen dieselben Felder (Rechnungsnummer, Parteien, Positionen, Umsatzsteuer, Summen). Der Unterschied liegt in der Form:

	XRechnung	ZUGFeRD / Factur-X
Datei	reine `.xml`	`PDF/A-3` mit eingebettetem XML
Lesbare Ansicht	nur per Visualisierung/Prüfwerkzeug	sofort im PDF-Reader sichtbar
Syntax	UBL oder UN/CEFACT CII	UN/CEFACT CII
Typischer Einsatz	B2G (Behörden), System-zu-System	B2B, gemischte Empfänger
Norm-Basis	EN 16931 (deutsches CIUS)	EN 16931 (ab Profil COMFORT)

Welches Format brauche ich? Die Entscheidung

Rechnung an eine Behörde / öffentlichen Auftraggeber (B2G)? → XRechnung. Sie ist der für die öffentliche Verwaltung gesetzte Standard und benötigt in der Regel eine Leitweg-ID zur Adressierung. Alternativ akzeptieren viele Stellen ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG.
Rechnung an ein Unternehmen (B2B), das eine lesbare Ansicht erwartet? → ZUGFeRD/Factur-X (Profil COMFORT/EN 16931 oder EXTENDED). Der Empfänger sieht ein normales PDF, sein System liest den eingebetteten Datensatz.
Reine System-zu-System-Verarbeitung im B2B? → beide Formate möglich. Richten Sie sich nach der Vorgabe des Empfängers bzw. seines Buchhaltungssystems.

Achtung: nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die Pflicht

ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Erst ab COMFORT / EN 16931 (und EXTENDED) trägt die Datei die vollständigen EN-16931-Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind für besondere Buchungszwecke gedacht und gelten nicht als vollwertige E-Rechnung im Sinne der B2B-Pflicht. XRechnung ist dagegen per Definition EN-16931-konform. Mehr dazu im Format-Vergleich ZUGFeRD / XRechnung / EN 16931.

Beide gelten — aber nur, wenn sie technisch valide sind

Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD: Die Pflicht erfüllt nur eine Datei, die die strukturellen Anforderungen nach EN 16931 wirklich einhält. Ob das der Fall ist, sehen Sie nicht am Dateinamen, sondern erst an einer technischen Prüfung. Der kostenlose fakturai Validator liest XRechnung-, ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien ein und prüft sie gegen ein KoSIT-orientiertes Akzept-Gate — ohne Konto.

XRechnung oder ZUGFeRD kostenlos prüfen

Und wenn ich beides erzeugen will?

Sie müssen sich nicht dauerhaft festlegen. fakturai erzeugt aus denselben Eingabedaten je nach Empfänger eine ZUGFeRD-/Factur-X- oder XRechnung-Datei und prüft jede Ausgabe vor der Auslieferung gegen dasselbe KoSIT-orientierte Akzept-Gate. So bedienen Sie B2G- und B2B-Empfänger aus einem Datenmodell heraus. Den Aufbau einer solchen Datei zeigt das E-Rechnung Muster & XRechnung-Beispiel.

Was fakturai nicht ersetzt

fakturai prüft und erzeugt die technische Format- und Strukturkonformität nach EN 16931 mit einem KoSIT-orientierten Akzept-Gate. Die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung, die ordnungsgemäße Archivierung und die buchhalterische Behandlung bleiben in Ihrer Verantwortung. fakturai ersetzt keine Steuerberatung und gibt keine Rechts-, Steuer- oder Zustellungsgarantien.

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English companion: XRechnung or ZUGFeRD: the difference and which one you need.