Kurze Antwort: Die Leitweg-ID ist die Routing-Adresse, mit der eine XRechnung den richtigen Rechnungseingang in der öffentlichen Verwaltung (B2G) erreicht. Sie ist Pflicht für Rechnungen an Behörden, steht im EN-16931-Feld BT-10 (Käuferreferenz) und wird vom Auftraggeber vorgegeben — nicht vom Rechnungssteller erfunden.
Wenn ein Unternehmen eine Rechnung an eine öffentliche Stelle (Bund, Land oder Kommune) stellt, reicht die technisch korrekte XRechnung allein nicht. Die Rechnung muss zusätzlich an die richtige empfangende Einheit geroutet werden. Genau das leistet die Leitweg-ID: Sie identifiziert den Rechnungsempfänger innerhalb der Verwaltung, damit das Eingangsportal (z. B. die ZRE des Bundes, OZG-RE oder die Landesportale) die Rechnung dem zuständigen Empfänger zustellen kann.
Die Leitweg-ID ist damit kein steuerliches, sondern ein adressierungstechnisches Pflichtfeld im B2G-Bereich. Sie steht neben — nicht anstelle — der EN-16931-Konformität der eigentlichen Rechnung.
Die Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:
Schema: Grobadressierung-Feinadressierung-Prüfziffer (insgesamt bis zu 46 Zeichen). Beispielmuster: 04011000-12345-06. Das konkrete Muster gibt immer der Auftraggeber vor.
Die Leitweg-ID wird vom öffentlichen Auftraggeber vergeben, nicht vom Rechnungssteller. In der Praxis finden Sie sie hier:
Wichtig: Eine Leitweg-ID lässt sich nicht „erraten". Eine erfundene oder veraltete Kennung führt zur Abweisung im Eingangsportal — selbst wenn die XRechnung technisch einwandfrei ist.
In der EN-16931-Struktur — und damit in XRechnung sowie in ZUGFeRD/Factur-X — wird die Leitweg-ID im Feld BT-10 „Käuferreferenz" (Buyer reference) übertragen. Für B2G-Rechnungen ist dieses Feld der Ort, an dem die Leitweg-ID erwartet wird. Bei reinen B2B-Rechnungen wird BT-10 — falls überhaupt genutzt — typischerweise mit einer Bestell- oder Referenznummer des Käufers befüllt.
Die Leitweg-ID ist eine B2G-Anforderung. Wer ausschließlich an andere Unternehmen fakturiert (B2B), braucht keine Leitweg-ID. Sobald jedoch ein öffentlicher Auftraggeber Rechnungsempfänger ist, gehört eine gültige Leitweg-ID zur Pflicht — zusätzlich zur formatkonformen XRechnung. Mehr zur Formatwahl: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und EN 16931 im Vergleich.
Der kostenlose fakturai Validator prüft die technische Struktur Ihrer ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Datei nach EN 16931 — inklusive der Frage, ob die Käuferreferenz (BT-10) vorhanden ist. So sehen Sie vor dem Versand, ob das für B2G zentrale Adressierungsfeld überhaupt belegt ist. Die fachliche Vergabe und Gültigkeit der konkreten Leitweg-ID bleibt Sache des Auftraggebers und des Eingangsportals.
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fakturai prüft technische Format- und Strukturkonformität nach EN 16931 mit einem KoSIT-orientierten Akzept-Gate. Die Vergabe, Gültigkeit und Aktualität der Leitweg-ID, das Routing im Eingangsportal sowie die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit der Rechnung bleiben beim Auftraggeber bzw. Rechnungssteller. fakturai ersetzt keine Steuerberatung und gibt keine Rechts-, Steuer- oder Zustellungsgarantien.
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