Validierung & Checkliste
E-Rechnung validieren: die praktische Checkliste vor Versand oder Buchung
Kurze Antwort: Eine E-Rechnung sollte nicht nur optisch geprüft werden. Entscheidend ist, ob der strukturierte XML-Teil nach EN 16931 sauber ist, ob ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung korrekt codiert sind und ob der KoSIT-Validator technisch akzeptiert.
Die schnelle Vorabprüfung
- Ist es wirklich eine E-Rechnung? Ein normales PDF reicht nicht. Bei ZUGFeRD/Factur-X muss XML eingebettet sein; bei XRechnung liegt die strukturierte XML-Datei direkt vor.
- Passt das Format zum Empfänger? B2B nutzt häufig ZUGFeRD/Factur-X, B2G häufig XRechnung. In beiden Fällen zählt EN 16931.
- Sind Pflichtdaten vollständig? Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeilen, Umsatzsteuerkategorien, Summen und Zahlungsdaten müssen strukturiert vorhanden sein.
- Besteht die technische Validierung? XSD, Summen-/Businessregeln, PDF/A bei Hybriddateien und das offizielle KoSIT-Ergebnis sollten vor Versand oder Buchung geprüft werden.
- Ist die Datei archivierbar? Für GoBD-Prozesse zählt das Original mit strukturiertem XML, nicht nur ein Screenshot oder Ausdruck.
Was der fakturai Validator prüft
Der kostenlose Validator ist der schnellste Einstieg in die technische Prüfung. Er ist für eingehende und selbst erzeugte Rechnungen gedacht und konzentriert sich bewusst auf Format und Struktur:
- EN-16931-nahe Struktur und CII/XML-Schema.
- ZUGFeRD/Factur-X- und XRechnung-Dateien inklusive Hybrid-PDF-Struktur.
- Summen, Umsatzsteuerkategorien und harte technische Regelverstöße.
- KoSIT-Ausrichtung als entscheidendes deutsches Akzept-Gate.
Format-Glossar für die Validierung
Für die Prüfung ist wichtig, welches Format Sie vor sich haben: ZUGFeRD und Factur-X verbinden PDF/A-3 mit eingebettetem XML, XRechnung ist ein reines XML-Profil und EN 16931 ist der europäische Kernstandard dahinter. Der Validator bewertet die Datei deshalb nicht nach der Optik, sondern nach dem strukturierten Teil.
Details zur Formatwahl: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und EN 16931 im Vergleich.
Typische Fehler, die vor dem Versand auffallen sollten
- PDF ohne eingebettete XML-Daten wird als E-Rechnung verschickt.
- Rechnungspositionen und Summen stimmen optisch, aber nicht im XML.
- Umsatzsteuerkategorien sind im strukturierten Teil falsch codiert.
- Hybrid-PDF ist nicht PDF/A-tauglich oder enthält defekte Anhänge.
- KoSIT meldet nicht "accept", obwohl das Rechnungsbild plausibel wirkt.
Was fakturai nicht ersetzt
fakturai prüft technische Format- und Strukturkonformität. Inhaltliche Richtigkeit, korrekte Steuersätze, Leistungsbeschreibung, steuerliche Einordnung, GoBD-Verfahrensdokumentation und Buchungsentscheidungen bleiben beim Rechnungsaussteller bzw. Empfänger. fakturai ersetzt keine Steuerberatung und gibt keine Rechts-, Steuer- oder Strafzusage-Garantien.
Nächster Schritt
Prüfen Sie eine bestehende ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Datei zuerst kostenlos. Wenn sie technisch nicht akzeptiert wird, ist die Erzeugung oder das Quellsystem der nächste Hebel.
E-Rechnung kostenlos validieren
Weiterlesen
German-first SEO page for validation/checklist intent. No new legal promise; technical validation language only.
English companion: German e-invoice validation checklist.