Pflichtangaben & Pflichtfelder
E-Rechnung Pflichtangaben: welche Pflichtfelder eine E-Rechnung enthalten muss
Kurze Antwort: Eine deutsche E-Rechnung muss zwei Ebenen erfüllen. Erstens die klassischen Rechnungs-Pflichtangaben nach § 14 UStG (Aussteller, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Steuer). Zweitens müssen genau diese Angaben strukturiert und maschinenlesbar im XML nach EN 16931 stehen – also in den definierten Business Terms (BT) und Business Groups (BG). Fehlt ein Pflichtfeld im strukturierten Teil, ist die Rechnung technisch nicht konform, auch wenn das PDF-Bild vollständig aussieht.
Ebene 1: Pflichtangaben nach § 14 UStG
Diese inhaltlichen Pflichtangaben gelten unverändert auch für E-Rechnungen – sie ändern nur ihre Form (strukturiert statt Fließtext):
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum).
- Das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) sowie im Voraus vereinbarte Minderungen.
- Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis.
- Gegebenenfalls weitere Hinweise: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (Reverse Charge), „Gutschrift" bei Abrechnung durch den Empfänger, oder ein Hinweis auf eine Aufbewahrungspflicht.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) gilt ein reduzierter Pflichtumfang. In der E-Rechnung empfiehlt sich trotzdem eine möglichst vollständige strukturierte Erfassung, weil Empfängersysteme und Validatoren auf den EN-16931-Kern prüfen.
Ebene 2: die strukturierten Pflichtfelder nach EN 16931
EN 16931 beschreibt das semantische Rechnungsmodell als Business Terms (BT), gruppiert in Business Groups (BG). XRechnung ist eine deutsche Ausprägung (CIUS) dieser Norm, ZUGFeRD/Factur-X transportieren dasselbe Modell im EN-16931-Profil. Die wichtigsten Pflichtfelder im Überblick:
- Rechnungskopf: Rechnungsnummer (BT-1), Ausstellungsdatum (BT-2), Rechnungstyp-Code (BT-3: 380 = Rechnung, 381 = Gutschrift/Korrektur), Rechnungswährung (BT-5) und die Spezifikationskennung des Profils (BT-24).
- Verkäufer (BG-4): Name (BT-27), Anschrift (BG-5) und USt-IdNr. (BT-31) bzw. Steuernummer (BT-32).
- Käufer (BG-7): Name (BT-44) und Anschrift. Bei B2G zusätzlich die Käuferreferenz (BT-10).
- Rechnungspositionen (BG-25): je Zeile eine Positionskennung (BT-126), Menge (BT-129), Nettoeinzelpreis (BT-146), Artikel-/Leistungsbezeichnung (BT-153) und die zugeordnete Umsatzsteuerkategorie.
- Umsatzsteuer-Aufschlüsselung (BG-23): je Steuerkategorie der steuerbare Betrag (BT-116), der Steuerbetrag (BT-117), der Kategorie-Code (BT-118, z. B. S = Standard, Z = Nullsatz, AE = Reverse Charge) und der Steuersatz (BT-119).
- Summen (BG-22): Summe der Positionsnettobeträge (BT-106), Gesamtbetrag ohne USt (BT-109), Gesamtbetrag mit USt (BT-112) und der fällige Zahlbetrag (BT-115).
Maßgeblich ist: Das Rechnungsbild allein genügt nicht. Erst wenn diese Felder im XML vorhanden und regelkonform sind, gilt die Rechnung als strukturierte E-Rechnung im Sinne der Norm.
B2G-Sonderfall: die Leitweg-ID als Pflichtfeld
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G, typischerweise XRechnung) ist die Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10) ein hartes Pflichtfeld. Die deutsche Geschäftsregel BR-DE-15 verlangt sie ausdrücklich. Fehlt sie oder ist sie fehlerhaft, lehnen Eingangsportale und der KoSIT-Validator die Rechnung ab. Mehr dazu: Leitweg-ID in der XRechnung – Aufbau und Beispiel.
Deutsche Geschäftsregeln (BR-DE) verschärfen die Pflichtfelder
Über den EN-16931-Kern hinaus definiert der XRechnung-Standard nationale Regeln (BR-DE-*), die zusätzliche Felder verlangen – etwa Kontaktangaben des Verkäufers (BG-6: Ansprechpartner BT-41, Telefon BT-42, E-Mail BT-43) und Zahlungsangaben. Genau diese Regeln prüft der offizielle KoSIT-Validator, weshalb eine Rechnung formal aussehen kann und trotzdem nicht „accept“ erhält.
Typische fehlende oder fehlerhafte Pflichtfelder
- USt-IdNr. bzw. Steuernummer des Verkäufers fehlt im strukturierten Teil (nur im PDF-Text).
- Leitweg-ID (BT-10) bei B2G nicht gesetzt oder im falschen Format.
- Umsatzsteuerkategorie-Code (BT-118) passt nicht zum Steuersatz (BT-119) – z. B. Reverse Charge ohne Code „AE".
- Positionsbeträge und Summen stimmen optisch, aber die strukturierten Summen (BT-106/109/112) gehen nicht auf.
- Pflicht-Hinweis bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge fehlt im XML.
- Verkäufer-Kontaktangaben (BG-6) fehlen, obwohl eine BR-DE-Regel sie verlangt.
Was der fakturai Validator prüft
Der kostenlose Validator ist der schnellste Weg, die strukturierten Pflichtfelder zu kontrollieren. Er prüft eine bestehende ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Datei auf:
- EN-16931-nahe Struktur und CII/XML-Schema (sind die Pflicht-BTs vorhanden?).
- Summen und Umsatzsteuerkategorien (gehen die Beträge regelkonform auf?).
- PDF/A-Struktur bei hybriden ZUGFeRD/Factur-X-Dateien.
- Den offiziellen KoSIT-Akzept-Status als entscheidendes deutsches Gate – inklusive BR-DE-Regeln.
Was fakturai nicht ersetzt
fakturai prüft und erzeugt technische Format- und Strukturkonformität. Die inhaltliche und steuerliche Richtigkeit – korrekte Steuersätze, Leistungsbeschreibung, steuerliche Einordnung, GoBD-Verfahrensdokumentation und Buchungsentscheidungen – bleibt beim Rechnungsaussteller bzw. Empfänger. fakturai ersetzt keine Steuerberatung und gibt keine Rechts-, Steuer- oder finanziellen Garantien.
Nächster Schritt
Prüfen Sie eine vorhandene E-Rechnung zuerst kostenlos. Der Validator zeigt sofort, ob die strukturierten Pflichtfelder vollständig sind und ob der KoSIT-Akzept-Gate erreicht wird.
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