Kurze Antwort: Eine einmal ausgestellte und übermittelte E-Rechnung wird nicht nachträglich verändert oder gelöscht. Stattdessen erstellen Sie ein neues, eigenständiges Abrechnungsdokument, das die Ursprungsrechnung strukturiert referenziert – als Stornorechnung (Gutschrift/Korrektur, Rechnungstyp 381), als korrigierte Rechnung (Typ 384) oder als ergänzende Korrektur. Dieses Korrekturdokument ist selbst eine vollwertige E-Rechnung nach EN 16931 und muss erneut den KoSIT-Accept-Gate bestehen.
Eine strukturierte E-Rechnung ist ein maschinenlesbarer Datensatz, der beim Empfänger automatisiert verbucht wird und der unveränderlichen Aufbewahrung (GoBD) unterliegt. Sobald sie das Haus verlassen hat, gilt sie als ausgestellt. Eine Berichtigung erfolgt deshalb nach dem gleichen Prinzip wie bei der Papierrechnung: durch ein weiteres Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt (vgl. § 31 Abs. 5 UStDV zur Rechnungsberichtigung).
Entscheidend ist der Zeitpunkt:
Der technische Kern jeder E-Rechnungs-Korrektur ist die Rechnungsreferenz auf die vorausgehende Rechnung (Business Group BG-3):
Über diese Felder verknüpft das Empfängersystem das Korrekturdokument automatisiert mit dem Original. Fehlt der Bezug, „schwebt" die Korrektur unverbunden im System – ein häufiger Grund für Rückfragen und Ablehnungen.
Im Rechnungskopf legt der Rechnungstyp-Code (BT-3) fest, um welche Art Dokument es sich handelt. Die für Korrekturen relevanten Codes:
380 – Rechnung (die normale Ausgangsrechnung).381 – Gutschrift / Stornorechnung: kehrt eine Rechnung ganz oder teilweise um (kaufmännische Gutschrift, Stornogutschrift).384 – Korrigierte Rechnung: ersetzt eine fehlerhafte Rechnung durch die berichtigte Fassung.389 – Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne (Gutschriftverfahren): hier rechnet der Leistungsempfänger ab – das ist nicht dasselbe wie eine Stornogutschrift.Welche Codes konkret zulässig sind, hängt vom Profil und der XRechnung-Version ab; der KoSIT-Validator zeigt, ob der gewählte Typ akzeptiert wird.
Das Wort Gutschrift ist im Deutschen doppeldeutig und sorgt regelmäßig für Fehler:
Beim Stornieren oder Korrigieren ist fast immer die erste Bedeutung gemeint. Den Code 389 verwenden Sie nur, wenn Sie tatsächlich im Gutschriftverfahren abrechnen.
Für eine bereits übermittelte E-Rechnung haben sich zwei Vorgehensweisen etabliert:
In beiden Fällen erhält das Korrekturdokument eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer (BT-1) – Sie vergeben nicht zweimal dieselbe Nummer.
Wer eine fehlerhafte E-Rechnung mit einer hinterhergeschickten PDF-„Korrektur" beheben will, erzeugt keine strukturierte E-Rechnung – genau wie beim Original. Mehr dazu: Warum ein PDF keine E-Rechnung ist. Das Korrekturdokument muss dieselben Pflichtfelder erfüllen wie eine reguläre E-Rechnung, siehe E-Rechnung Pflichtangaben.
Steht auf einer Rechnung ein zu hoher oder unberechtigter Steuerbetrag, schuldet der Aussteller diese Steuer grundsätzlich so lange, bis die Rechnung gegenüber dem Empfänger wirksam berichtigt ist (§ 14c UStG). Die korrekte, nachvollziehbare Berichtigung ist also nicht nur Formsache. Die steuerliche Einordnung des Einzelfalls gehört in die Hand Ihrer Steuerberatung – fakturai liefert die technisch konforme Form, nicht die steuerliche Bewertung.
Geht die Ursprungsrechnung an einen öffentlichen Auftraggeber (XRechnung), muss auch die Storno- oder Korrekturrechnung die Leitweg-ID (BT-10) und die deutschen Geschäftsregeln (BR-DE) erfüllen, sonst lehnt das Eingangsportal sie ab. Hintergrund: Leitweg-ID in der XRechnung.
Typische Validierungs-Stolpersteine sind dieselben wie bei jeder E-Rechnung – siehe häufige XRechnung-Validierungsfehler (BR-DE).
fakturai prüft und erzeugt technische Format- und Strukturkonformität. Ob eine Korrektur umsatzsteuerlich als Storno, Berichtigung oder Gutschrift einzuordnen ist, welche Beträge und Zeiträume gelten und wie der Vorgang zu verbuchen ist, entscheidet Ihre steuerliche und buchhalterische Beratung. fakturai ersetzt keine Steuerberatung und gibt keine Rechts-, Steuer- oder finanziellen Garantien.
Sie haben bereits eine Storno- oder Korrekturrechnung erstellt? Prüfen Sie sie zuerst kostenlos – der Validator zeigt sofort, ob Bezugsrechnung, Rechnungstyp und Summen regelkonform sind und ob der KoSIT-Accept-Gate erreicht wird.
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